Første Inntrykk Teller
Når et selskap og en potensiell kunde kommer i kontakt, er førstehåndsinntrykket utrolig viktig. En velutformet telefonsvarermelding kan ha en direkte innvirkning på fremtidig forretning.
Hvorfor er telefonsvarer så viktig?
Selv om innspillinger og annen kommunikasjon skiller seg fra hverandre, har de alle én ting til felles: de bidrar til å styrke selskapets merkevare og produkter/tjenester. Derfor er det viktig hvordan selskapets telefonsvarer høres ut.
I denne guiden vil vi hjelpe deg med å:
- Lage en telefonsvarer som gir et profesjonelt og innbydende inntrykk
- Designe effektive velkomstmeldinger
- Håndtere anrop utenfor kontortid
- Spille inn telefonsvareren på best mulig måte
Velkommen – det første steget
Velkomstmeldingen er det første en kunde hører, og her bør kunden føle seg velkommen og få bekreftelse på at de har ringt riktig sted. Meldingen bør være:
- Profesjonell: Bruk klart og konsist språk.
- Kortfattet: Kom rett til poenget.
- Lett å forstå: Unngå kompliserte formuleringer.
Eksempel: «Velkommen til Voice To Me, vennligst vent.» etterfulgt av en ventetone eller musikk.
Veiled dine kunder
Mange selskaper trenger også å hjelpe kunder med å finne riktig avdeling. En profesjonell telefonsvarer kan da høres slik ut:
Eksempel: «Velkommen til Voice To Me. For å hjelpe deg best mulig, vennligst velg ett av følgende alternativer:» etterfulgt av ulike alternativer for kunden å velge mellom.
Unngå telefonsvarer i kontortid
Vi anbefaler ikke å bruke telefonsvarer i kontortid for å dirigere kunder til ulike avdelinger. Det er bedre å svare direkte for å unngå å gå glipp av potensielle forretningsmuligheter. Kunder kan oppfatte dette som dårlig kundeservice eller manglende interesse.
Meldinger utenfor kontortid
Det er uvanlig at kunder ringer uten grunn, og hvis de ringer i helgen, er det fordi de trenger hjelp. Derfor er det viktig å informere dem om når de kan ringe igjen. En profesjonell telefonsvarer kan høres slik ut:
Eksempel: «Velkommen til Voice To Me. Du har nådd oss utenfor kontortid. Vi har åpent mandag til fredag mellom 08:30 og 16:00.»
Tips for telefonsvareren din
- Informér om åpningstider: Oppgi tydelig når du har åpent.
- Unngå e-postadresser: Hvis kunden ønsker å skrive en e-post, har de allerede funnet e-postadressen din.
- Ha meldinger for helligdager: Husk å ha spesielle meldinger for helligdager og røde dager.
Kan jeg spille inn telefonsvareren selv?
Ja, absolutt! Du kan spille inn din egen telefonsvarer. Det viktigste er at den høres profesjonell ut og er lett å forstå.
Flere tips:
- Bruk en klar og rolig stemme: Stemmen din bør være lett å forstå og gi et profesjonelt inntrykk.
- Vær kortfattet: Hold meldingene korte og kom rett til poenget.
- Tilpass til målgruppen din: Tenk på hvem som ringer til deg og tilpass språket ditt deretter.
- Oppdater regelmessig: Sørg for at telefonsvareren din er oppdatert og oppdateres ved behov.
Ved å følge disse tipsene kan du lage en telefonsvarer som gir et positivt inntrykk på kundene dine og bidrar til et profesjonelt image for selskapet ditt.
Trenger du hjelp med å spille inn telefonsvareren?
Kontakt Voice To Me, så hjelper vi deg med å lage en telefonsvarer som passer akkurat ditt selskap.
Vi har 15 års erfaring med å produsere talemeldinger for selskaper rundt om i verden. Blant våre kunder finner dere Sony Playstation, Google, Landbruksdirektoratet, Mekonomen, Telia og mange, mange flere. Vi hjelper til med alt fra manus, menystruktur, innspilling på 100 språk, mastering, konvertering og opplasting.
Vil du ha mer inspirasjon?
Hør gjerne på Voice To Me sine egne telefonmeldinger som høres slik ut…
