Slik lager du en profesjonell telefonmelding for bedrifter:
Førsteinntrykket er viktig – spesielt når det kommer til din bedrift og en potensiell kunde. Her har det en direkte innvirkning på et potensielt salg eller hvordan du kommuniserer et bestemt budskap.
I dette blogginnlegget skal vi prøve å hjelpe deg med å lage en profesjonell telefonmelding, slik at din bedrift umiddelbart kan gi et profesjonelt inntrykk og formidle merkevaren din på en positiv måte. Vi vil blant annet komme inn på velkomstmeldingen og hvordan kommunisere at du som kunde har ringt utenom kontortid, samt forklare hvordan du tar opp en profesjonell telefonmelding på best mulig måte.
Det hele starter med en velkomstmelding
Ditt sentralbords velkomstmelding er det første kundene dine hører, og det er her kunden skal føle seg velkommen, få et positivt inntrykk og få bekreftet at de har ringt rett. Telefonmeldingen skal være profesjonell, kortfattet og lett å forstå.
Et eksempel kan være:
«Welcome to Voice To Me, please wait», etterfulgt av en ventetone eller ventende musikk.
Nå for tiden er det også mange bedrifter som trenger å koble kunder til riktig avdeling. I disse situasjonene kan en profesjonell telefonmelding være:
«Velkommen til Voice To Me. For å sikre at vi kan hjelpe deg på best mulig måte, vennligst velg ett av følgende alternativer,» hvoretter kunden kan velge tjenesten de trenger.
Prøv å ha så kort responstid som mulig. Dersom det oppstår telefonkø kan det være lurt å bruke tiden på å informere kunden om for eksempel aktuelle kampanjer, alternative supportruter eller lignende. Disse meldingene bør ikke overstige 10 sekunder og bør ikke gjentas mer enn hvert 60. sekund.
Kunder som ringer utenom kontortid:
Det er svært sjelden at kunder ringer uten grunn, og har de ringt i løpet av helgen er det fordi de trenger din hjelp. Ringer de utenom kontortid er det viktig å informere om når de kan ringe igjen for personlig assistanse. En profesjonell telefonmelding kan være:
«Velkommen til Voice To Me. Du har ringt oss utenom vår kontortid. Vi har åpent mandag til fredag mellom 8.30 og 16.00. Velkommen tilbake»
Din profesjonelle telefonmelding skal først og fremst informere kundene om at de ringer utenom kontortid, i lunsjpause eller lignende. I etterkant må du melde når åpningstidene dine er.
Husk også å ha telefonmeldinger klare til ferier, helligdager og når du har midlertidig stengt for for eksempel interne konferanser, opplæring eller lignende.
Kan jeg ta opp min profesjonelle telefonmelding selv?
Ja, selvfølgelig kan du det. Du bør imidlertid være sikker på at du har kontroll på den tekniske delen og at du har en stemme som du kan koble til din bedrifts identitet.
Skal det være en manns- eller kvinnestemme, skal tonen være formell eller uformell? Telefonstemmen skal gjenspeile din kultur, verdier og identitet. Dette er grunnen til at man bør vurdere elementer som dialekt, tone og tempo og hvordan dette vil påvirke førsteinntrykket en kunde får.
Skal du for eksempel oppleves som gjennomprofesjonell eller kanskje du ønsker at kunden skal føle at han eller hun ringte en venn og har en mer hverdagslig samtale?
Har du et større sentralbord er det også viktig at du sørger for at stemmen vil være tilgjengelig i lang tid fremover, da det er vanlig å endre og legge inn meldinger til sentralbordet ditt over tid og da kunne beholde det samme. stemme. Å ha flere stemmer i sentralbordet for ulike meldinger forvirrer ofte kunden og gir et mindre profesjonelt inntrykk av selskapet.
Slik spiller du inn en profesjonell telefonmelding:
Opptaket ditt skal være kort, tydelig og kun inneholde den viktigste informasjonen.
Navn og firmanavn bør uttales tydelig, slik at kunden ikke er usikker på hvem de har ringt.
Fjern sentralbordets forhåndsinnspilte meldinger, der du bare trenger å si ett navn, spesielt når du er en bedrift. Dette kan virke upersonlig.
Skriv et manus for å være sikker på å inkludere alt og øve. Få andre til å lytte for å sikre at all viktig informasjon er der.
Bruk en god mikrofon og vær et sted uten bakgrunnsstøy og romekko.
Velg riktig stemme. Stemmen er veldig viktig for inntrykket og du bør matche den til kundebasen din.
Bruk et voiceover-byrå for din profesjonelle telefonmelding:
Hvis du vil være sikker på at telefonmeldingen din høres profesjonell ut og er av høyeste kvalitet, både når det gjelder lyd, innhold og tekniske innstillinger, ta kontakt med Voice To Me. Vi stiller med et stort utvalg profesjonelle stemmekunstnere som du kan velge mellom og ved hjelp av våre koordinatorer kan du få personlig hjelp og veiledning.
Vi er klare til å hjelpe med casting av stemmeskuespillere som matcher din bedrifts image.
Helt gratis..